Hvordan starte forberedelsene av en jobbpresentasjon?
Kom i gang på bare 10 minutter!
Synes du det er vanskelig å komme i gang med forberedelsene av møteinnlegg, internkurs og foredrag? Utsetter du til siste liten og lurer på hvordan du kan slutte å prokrastinere?
Jeg lever av å holde kurs og foredrag for arbeidslivet, og kjenner godt til utfordringen. Det å starte med rett ting til rett tid, kan være avgjørende for å lage en god, muntlig presentasjon. Men det er også utfordrende. Det er fort gjort å bli sittende oppe og ni-forberede seg kvelden før fremføringen.
Derfor har jeg laget en enkel oppgave jeg kaller «Hjernedaten». Den er konstruert for å komme i gang på best mulig måte – og på så enkelt vis at du faktisk gjør det i tide.
Start med å ta valg
«Ja, da var jeg kommet til det jeg egentlig skal snakke om ...
Er det bare to minutter igjen?! Oi.
Da trykker jeg igjennom de siste 20 foilene, så ser dere litt hva det handler om …»
Du har sikkert hørt – eller holdt – en presentasjon som sluttet slik. Men problemet oppsto ikke da det ble tidsnød i slutten av foredraget, problemet oppsto i starten av forberedelsene.
Da jeg var ny i arbeidslivet og skulle lage mine første konferanseinnlegg, startet jeg forberedelsene med å flikke på en digital versjon av en gammel presentasjon. Å åpne en app som PowerPoint var en velkjent oppgave som ga meg et umiddelbart og synlig resultat. Jeg fikk et fysisk bevis på at jeg hadde forberedt meg, med sidenummer, dato og design. Det føltes trygt.
Problemet med denne metoden, er at de digitale presentasjonene ikke satte noen grenser for hvor mye jeg kunne ta med. Jeg ble ikke tvunget til å ta valg.
Dette er et gjennomgående trekk for oss mennesker: Vi har en tendens til å samle, heller enn å velge. Derfor overfyller vi ting, enten det er snakk om klesskap, kjellerboder eller PowerPointer.
Hvis vi klarer å overstyre vår naturlige tendens til å utsette valgene, kan vi spare mye tid i forberedelsene, og samtidig holde bedre presentasjoner.
Derfor har jeg konstruert en øvelse som gjør det lett å starte med rett ting. Jeg bruker denne oppgaven for alle forberedelser, enten det er snakk om et foredrag, et kort møteinnlegg eller et lengre kurs.
Og fordi hensikten er å gjøre det fristende for hjernen å ta fatt på oppgaven, har jeg kalt den «hjernedaten».
Kom i gang på 1, 2, 3
Alt du trenger er et ark og noe å skrive med.
- Skriv tallene 1, 2 og 3 på arket, med god plass imellom.
- Spør deg selv: Hva er de tre viktigste tingene jeg vil få sagt til denne målgruppa innenfor tidsrammene?
- Skriv ned tre påstander.
Dette er budskapet du vil at publikum skal sitte igjen med når foredraget eller talen er over.
Slik kan det se ut:
La oss si at jeg skal holde et dagskurs i hundedressur. Det kan være overveldende og det er lett å utsette forberedelsene. Men hvis jeg starter med de tre viktigste tingene, det publikum bør sitte igjen med som et minimum, gir det seg nesten selv. For eksempel kan jeg mene at dette er det viktigste:
- Belønning fungerer bedre enn straff
- Hunden trenger tydelige beskjeder
- Det tar tid å lære nye ting
Nå har jeg allerede noe å bygge på og velge øvelser ut ifra.
Eller, la oss si at jeg skal snakke i ti minutter for kommunestyret om kildehåndteringen i regionen. Da kan påstandene mine se slik ut:
- God kildesortering er viktig for kommunens økonomi
- Den største utfordringen i vår kommune er plast- og matavfall som havner i restavfall
- For å bedre kildesorteringen fra privathusholdninger, må vi bli bedre på kommunikasjonsarbeid
Det er sannsynlig at jeg vil endre disse punktene etter hvert. Dette er bare starten på den kreative prosessen. Så om jeg tenkte noen minutter på presentasjonen mens jeg noterte, kan det hende jeg ikke klarer å tenke på annet når jeg etterpå lager middag.
Når det skjer, vet jeg at daten har vært vellykket. Hjernen har forelsket seg i oppgaven.
Lurer du på hvordan du bruker hjernedaten til å forberede en personlig tale? I denne artikkelen finner du en oppskrift på konfirmasjonstaler som også kan brukes til andre taler.
Det lønner seg å komme i gang til rett tid
Etter å ha jobbet med egne og andres presentasjoner gjennom mer enn tjue år, har jeg sett at den største utfordringen i forberedelsene er å ta fatt på innholdet tidsnok. Men når vi begynner tidlig, blir arbeidet mye enklere enn når vi kommer i gang i siste liten.
Det fungerer på samme måte som styrketrening, brødbaking eller å så frø: Resultatet er mye mer enn summen av vår aktive innsats. Det er når musklene restituerer, deigen hever og frøet får være i fred under jorda at utviklingen skjer. Tiden hjelper meg med presentasjonen slik at min innsats blir minimal og utbyttet maksimalt.
Hvor lang tid i forveien bør vi starte på forberedelsene?
For en viktig tale eller forelesning, kan det gi mening å forberede seg måneder i forveien, kanskje et halvt år eller et helt liv. Men hvor tidlig er passe for en mer hverdagslig presentasjon? La oss si et foredrag på under en time, om et tema vi allerede kjenner?
Jeg pleier å regne fire hele dager som tilstrekkelig til å gjøre en god jobb og utnytte tiden til fulle. Er fremføringen på en fredag, vil det si at jeg starter med hjernedaten på mandagen.
Jobber du ikke med formidling til daglig, kan det godt være du heller vil starte noen uker i forveien for å roe nervene, men et lengre tidsspenn gir ikke nødvendigvis et bedre resultat.
Spesielt når det gjelder korte presentasjoner for et publikum vi kjenner, kan det være smart å ikke gå for tidlig i gang med oppgaven. Da risikerer vi å måtte gjøre jobben to ganger fordi vi har endret oppfatning eller ikke lenger husker ideen bak det vi opprinnelig ville si.
«Tidlig nok» behøver altså ikke å være flere måneder i forveien, det kan være å starte noen uker eller noen dager før.
Men starter vi forberedelsene kvelden før presentasjonen, skaper vi unødvendig mye ekstraarbeid.
Derfor forsøker jeg å gjøre hjernedaten fristende. Det øker sannsynligheten for at jeg klarer å gjennomføre den tidsnok.
Å arrangere en fristende hjernedate
Å få hjernen til å falle for oppgaven er lettere hvis daten ikke er proppet inn mellom andre hjerneaktiviteter. Derfor pleier jeg å sette av minst en time, selv om oppgaven er gjort på bare noen minutter.
Stedet jeg velger kan være med å skape rom for aktiviteten, for eksempel hvis jeg velger et sted jeg først må gå til. Da rekker jeg å tømme hodet før oppgaven, og å reflektere over den på tilbakeveien.
Her er noen av mine yndlingsscenarier:
- I et avsidesliggende møterom jeg har booket. Penn, papir og en kopp te.
- I det varme palmehuset i Botanisk Hage, mens snøen daler utenfor.
- Ved et skogstjern i skyggen etter en rask gåtur i sommersola.
Å skrive ned noen stikkord, virker som en liten pris å betale for å få lov til å dra i skogen i arbeidstida.
For å understreke for meg selv at dette er en kladd, skriver jeg alltid med kryssordpenn. Da kan jeg endre stikkordene senere.
Jeg unngår å notere på telefonen, siden denne kan distrahere meg. I stedet liker jeg å bruke ark festet til dette ordrebrettet fra tøyenfirmaet Stefan Papir. Det fungerer også godt på scenen.
Det kan være lettere enn du tror
Vinteren 2002 satt jeg en tidlig morgen i senga med en stor bunke papirer. Det var foreleserens egen oversettelse av en av filosofens Jürgen Habermas’ tekster og jeg hadde lest på den i over en uke. Jeg leste til jeg sovnet på kvelden og startet igjen når jeg våknet.
Og jeg forsto ingenting. Virkelig ingenting.
Habermas er kjent for å skrive uforståelige tysk, i tillegg var dette en ikke-redigert oversettelse. Og jeg var idéhistorie-student på første året.
Hvorfor jeg leste denne teksten? Fordi jeg dagen etter skulle holde en presentasjon om artikkelen for trinnet mitt på universitetet.
Det gikk dårlig. Til slutt tok foreleseren over og forklarte stoffet selv.
Både på skolen og i høyere utdanning, blir muntlige presentasjoner brukt som en måte å få elever og studenter til å sette seg inn i nye temaer på. Forberedelsene er hovedmålet med presentasjonen, og de kan ofte være omfattende – og noen ganger uoverkommelige.
I stedet for å lære å formidle, lærte jeg å tenke på formidling som en kunnskapstest.
Når vi tar med oss skoleerfaringene inn i voksenlivet, er det lett å gå inn i «eksamensmodus» når vi skal holde en presentasjon.
Er vi i eksamensmodus, føles det som om hele verden er sensor og det personlige målet om å «vise at vi kan faget» blir altoppslukende i forberedelsene. Fokuset blir å lære seg mest mulig om tematikken for foredraget. Snakker vi om noe vi allerede kan noe om, kan nivået bli veldig høyt.
Derfor er det viktig å omstille oss når vi skal holde presentasjoner i arbeidslivet. Der er det nemlig ofte at forberedelsene kan være ganske enkle.
Min erfaring er at de fleste kan finne innholdet til presentasjonen sin, helt uten å ta i bruk eksterne kilder.
Nå kan det jo være at din oppgave er å presentere hittil ukjent og banebrytende forskning, men sannsynligheten er stor for at du skal snakke om noe du eller andre har både snakket og skrevet om før. At oppgaven egentlig handler om å gjenta seg selv foran nye mennesker.
Vanlige spørsmål:
Hvor tidlig bør jeg begynne på forberedelsene?
Det avhenger helt av hvor viktig presentasjonen er for deg og hvor mye tid du vil prioritere. For et foredrag på rundt en time og et tema du allerede kjenner, vil jeg foreslå å starte fire dager før fremføringen. Det er tilstrekkelig lenge til at du får tatt tiden til hjelp, men ikke så lenge at du mister tråden og momentet underveis.
Hvordan unngår jeg å prokrastinere?
Gjør starten på forberedelsene så enkle at de blir overkommelige. Bestem deg for å jobbe i maks 10 minutter første gang du beskjeftiger deg med innholdet.
Hvordan bør jeg starte på å forberede en presentasjon?
Noter de tre viktigste tingene du vil publikum skal sitte igjen med etter foredraget ditt. Pass på å ta hensyn til målgruppa og tidsrammene.
Hva gjør jeg hvis hodet er helt blankt?
Hjernen er ikke en datamaskin, så den trenger lengre prosesseringstid før den leverer. Er det helt tomt også etter å ha ventet noen minutter, kan det hjelpe å gå en tur først.
Hvordan får jeg arbeidsgiveren min til å gi meg tid til forberedelsene?
Mange arbeidsgivere er interessert i at deres ansatte holder presentasjoner. Det er en oppgave som henger tett sammen med både salg og bedriftens omdømme. Hvis du tar på deg en slik oppgave, kan du være i en god forhandlingssituasjon til å bli tatt av et annet prosjekt eller å få noen dager med hyttekontor til forberedelsene. Du har best forhandlingsrom rett før du tar på deg oppgaven, så gjør det til rutine å be om forberedelsestid før du svarer ja.
Bøker om tema:
Ali Abdaal, Feel good productivity
Chris Bailey, Hyperfocus: How to Work Less and Achieve More
Cal Newport, Deep Work
